Rejestracja spółki z o.o. bez wzorca umowy

Rejestracja spółki z o.o. – pytania i odpowiedzi. Rejestracja bez wzorca umowy

Zarejestrowanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.) to proces, na który składają się określone czynności. Ich skrupulatne i rzetelne wypełnienie powoduje powołanie spółki do istnienia. Jako Kancelaria Adwokacka z Wrocławia, posiadamy wieloletnie doświadczenie w zakresie prowadzenia spraw z zakresu zakładania spółek z o.o. Reprezentujemy klientów od momentu kształtowania umowy spółki do chwili zakończenia postępowania rejestrowego. Ponadto oferujemy kompleksową obsługę prawną spółek z o.o.

W niniejszym artykule zwrócimy uwagę na kilka istotnych fragmentów szeroko rozumianej procedury rejestracyjnej spółki z o.o.

Co przesądza o tak ogromnej popularności spółek z ograniczoną odpowiedzialnością?

W Polsce z roku na rok rośnie liczba nowych spółek z o.o., szacuje się, że rocznie powstaje ok. 6200 nowych spółek z o.o. Z pewnością cechami zachęcającymi przedsiębiorców do wyboru właśnie tej formy są:

• Niewielkie koszty założenia;
• Niski minimalny kapitał zakładowy (zgodnie z art. 154 § 1 KSH – 5.000,00 złotych),
• Automatycznie nadawane numery NIP i REGON na etapie rejestracji w rejestrze przedsiębiorców KRS (brak konieczności składania osobnych wniosków),
• Odpowiedzialność wspólników ograniczona jest tylko do wysokości wniesionego wkładu, co oznacza, że za zobowiązania nie odpowiadają oni majątkiem osobistym (art. 13 § 2 KSH),
• Możliwość założenia spółki z o.o. jednoosobowej (art. 156 KSH).

Dzięki wymienionym zaletom spółka z o.o. jest obecnie najpopularniejszą formą prowadzenia działalności.

Na co należy zwrócić uwagę szczególnie zanim przystąpimy do zawarcia umowy spółki?

Podążając za dzisiejszymi trendami i wybierając spółkę z o.o. jako wspomnianą formę działalności, należy dokładnie przeanalizować, jaki cel chcemy osiągnąć przez założenie spółki i zadać sobie pytanie czy cel ten jest prawnie dopuszczalny. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na art. 151 § 1 KSH, który mówi o tym, że spółka z o.o. może być utworzona w każdym prawnie dopuszczalnym celu, a zatem oznacza to, że spółkę możemy założyć, aby osiągnąć cel nie tylko gospodarczy, ale także każdy inny nie stojący w sprzeczności z obowiązującym nas prawem.

Przy analizie wstępnej, należy również pamiętać o treści art. 160 KSH dotyczącego firmy spółki. Firma, czyli nazwa, pod którą działa spółka z o.o. musi być zgodna z tzw. zasadami prawa firmowego określonymi w Kodeksie cywilnym (KC).

• Po pierwsze nazwa (firma) nie może wprowadzać w błąd (zasada prawdziwości) – art. 43³ 2 KC – dotyczy to zwłaszcza osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności spółki, miejsca prowadzenia działalności i innych określeń dowolnie obranych.
• Po drugie nazwa (firma) musi „odróżniać się dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku” (zasada wyłączności) – art. 43³ 1 KC.
• Po trzecie nazwa (firma) powinna zawierać określenie formy prawnej (sp. z o.o.) – art. 43⁵ 2 KC.
• Po czwarte nazwa (firma) może zawierać „nazwisko lub pseudonim osoby fizycznej, jeżeli służy to ukazaniu związków tej osoby z powstaniem lub działalnością przedsiębiorcy”, umieszczenie takie wymaga pisemnej zgody tej osoby, a w razie jej śmierci – zgody jej małżonka i dzieci – art. 43⁵ 3 KC.

Sposób reprezentacji spółki

Inną niezwykle istotną kwestią, którą należy rozważyć przed zawarciem umowy spółki są kompetencje zarządu, a mianowicie sposób reprezentacji spółki. Umowa taka może przewidywać umocowanie dla każdego członka zarządu do samodzielnej reprezentacji spółki albo ich łączne działanie we wszystkich sprawach. Możliwe jest uregulowanie tego zagadnienia w sposób bardziej rozbudowany. Przykładowo, umowa spółki może pozwalać na samodzielną reprezentację spółki przez prezesa zarządu lub działanie dwóch członków zarządu łącznie lub działanie łączne jednego członka zarządu z prokurentem, w przypadku gdy spółka rozważa jego ustanowienie. Należy także wziąć pod uwagę sposób zatrudnienia członków zarządu oraz ich roli w stosunkach ze wspólnikami.

Po przeanalizowaniu potrzeb w zakresie przyszłej działalności możemy rozpocząć stricte formalną część całego procesu związanego z utworzeniem spółki z o.o.

Jakie minimalne ustalenia powinna określać umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Zgodnie z treścią art. 157 § 1 KSH umowa spółki powinna zawierać:

• Firmę i siedzibę spółki,
• Przedmiot działalności spółki,
• Wysokość kapitału zakładowego,
• Ustalenie czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
• Liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
• Czas trwania spółki, jeśli jest oznaczony.

Jakie są prawne skutki zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Pierwszą prawnie doniosłą czynnością w drodze do założenia spółki z o.o., zgodnie z art. 161 Kodeksu spółek handlowych (KSH), jest zawarcie umowy (aktu założycielskiego). Umowa taka powinna zostać zawarta w formie aktu notarialnego (art. 157 § 2 KSH).  Zawarcie umowy spółki przed notariuszem wiąże się z dodatkowymi kosztami, tj. taksa notarialna uzależniona od wysokości kapitału zakładowego – im niższy kapitał tym niższa taksa notarialna (szczegółowe uregulowania tej kwestii znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej); podatek od czynności cywilnoprawnych; podatek VAT; koszt sporządzenia odpisów aktu notarialnego (po 6 zł za odpis).

Skutkiem prawidłowo zawartej umowy jest powstanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. W doktrynie nauki prawa taka spółka to tzw. osoba ustawowa wyposażona w zdolność sądową (zdolność do występowania w procesie sądowym w charakterze strony), zdolność procesową (zdolność do podejmowania czynności procesowych, np. wytaczanie powództwa), zdolność upadłościową (zdolność do tego, aby w stosunku do spółki kapitałowej w organizacji mogła zostać ogłoszona upadłość) oraz zdolność naprawczą (zdolność do wszczęcia i prowadzenia postępowania naprawczego).

Najważniejsze jednak, jest to, że dzień zawarcia umowy spółki daje początek 6 miesięcznemu terminowi, w którym należy dokonać zgłoszenia spółki z o.o. w rejestrze przedsiębiorców KRS (art. 169 § 1 KSH).

Kto ma obowiązek zgłoszenia zawiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do Krajowego Rejestru Sądowego?

Jednym z obligatoryjnych wymogów powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jest – obok zawarcia umowy spółki, wniesienia wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego przez wspólników, powołanie rady nadzorczej, jeśli wymaga tego ustawa lub umowa – powołanie zarządu (art. 163 KSH).

Zarząd w spółce z o.o. powołuje się obowiązkowo (w odróżnieniu do rady nadzorczej, której utworzenie jest fakultatywne). Obowiązkiem zarządu (a nie wspólników – chyba, że wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu) jest dokonanie zgłoszenia rejestracyjnego (art. 164 § 1 KSH), rejestracja jest natomiast ostatnią z obligatoryjnych przesłanek utworzenia spółki. Dodatkowo KSH wskazuje wyraźnie, iż bez wzglądu na sposób reprezentacji uregulowanym w akcie założycielskim, wniosek o wpis spółki do KRS wymaga podpisu wszystkich członków zarządu. Co ważne, nie jest wyłączona możliwość ustanowienia specjalnego pełnomocnika procesowego dla członka lub kilku członków zarządu. Pełnomocnictwo takie musza jednak podpisać wszyscy członkowie zarządu.

Na przykład:   Jeśli umowa spółki wskazuje, że do składania oświadczeń uprawniony jest prezes zarządu samodzielnie lub dwóch członków zarządu łącznie lub członek zarządu z prokurentem to wniosek o rejestracje muszą, wbrew zasadom ogólnej reprezentacji, podpisać wszyscy członkowie zarządu (prezes zarządu jest jednocześnie członkiem zarządu).

W jakim sądzie należy dokonać zgłoszenia spółki do rejestru przedsiębiorców KRS?

Zgłoszenia dokonuje się na formularzu wraz z wymaganymi załącznikami do sądu rejonowego (sądu gospodarczego) właściwego ze wzglądu na siedzibę określonej w akcie założycielskim, której wpis dotyczy (sąd rejestrowy). Przeważnie wydziały KRS tworzy się w większych ośrodkach miejskich takich jak Wrocław, Warszawa, Opole itd. Adresy i obszary właściwości Wydziałów Gospodarczych KRS oraz oddziałów Centralnej Informacji KRS znajdują się na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (https://bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/krajowy-rejestr-sadowy/adresy/).

Na przykład:   Jeśli siedziba zakładanej spółki mieści się w Świdnicy (woj. dolnośląskie) to właściwym sądem rejestrowym będzie Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu IX Wydział Gospodarczy KRS.

Jeśli siedziba zakładanej spółki mieści się w Opocznie (woj. łódzkie) to właściwym sądem rejestrowym będzie Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Gospodarczy KRS.

Jakie czynności składają się na postępowanie rejestrowe?

Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 2997 r. w treści art. 7 w zakresie procedury rejestrowej nakazuje stosowanie przepisów o postępowaniu nieprocesowym uregulowanych w Kodeksie Postępowania Cywilnego (KPC), chyba że ustawa stanowi inaczej. Postępowanie rejestrowe regulują przepisy art. 694¹ – 694⁸ KPC.

Podstawową przesłanką zainicjowania postępowania rejestrowego, jest złożenie wniosku do KRS wraz z odpowiednimi załącznikami w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Treść art. 169 KSH wskazuje, bowiem, że jeśli zgłoszenie zawiązania umowy spółki do rejestru nie nastąpi w terminie sześciu miesięcy umowa ulega rozwiązaniu z mocy ustawy. Należy zwrócić uwagę, że przepis art. 169 KSH wyłącza stosowanie terminu wskazanego w treści art. 22 ustawy o KRS, który mówi o tym, że wniosek o wpis do KRS podmiot zobowiązany składa nie później niż siedem dni od zdarzenia uzasadniającego ten wpis.

Wniosek i niezbędne załączniki składa się na formularzach dostępnych na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (https://bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/krajowy-rejestr-sadowy/formularze-wnioskow-wykorzystywanych-w-krs/) lub w siedzibach sądów rejestrowych. Wypełnia się je zgodnie z instrukcją podaną na formularzach, które muszą być podpisane przez wszystkich członków zarządu.

Jakie koszty należy ponieść?

Koniecznym wymogiem formalnym jest także uiszczenie kosztów sądowych. Złożenie wniosku o zarejestrowanie spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS na urzędowych formularzach wymaga uiszczenia kwoty 500 złotych. Dodatkowo należy także uiścić kwotę 100 złotych za ogłoszenie o utworzeniu spółki w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Nie wolno zapomnieć również o opłacie skarbowej od pełnomocnictwa w wysokości 17 złotych (jeśli korzystamy z pomocy profesjonalnego pełnomocnika). Kwoty te należy wpłacić na konto Ministerstwa Sprawiedliwości (https://bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/krajowy-rejestr-sadowy/oplaty-obowiazujace-w-postepowaniu-rejestrowym/) lub na bieżący rachunek sądu rejestrowego, jeśli taki w danym sądzie jest prowadzony. Łącznie zatem na wskazane rachunki należy wpłacić kwotę 617 złotych.

Jak wspominano wyżej, w niniejszym artykule, do kosztów związanych z rejestracją konieczne jest także doliczenie kosztów notarialnych, opłacanych przy zawieraniu umowy w formie aktu notarialnego.

Prawidłowo wniesione zgłoszenie sąd rejestrowy rozpoznaje w terminie siedmiu dni od daty wpływu, wydając postanowienie (art. 20a ustawy o KRS). Ustawa przewiduje także termin jednego miesiąca na rozpatrzenie wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców, w przypadku, gdy konieczne staje się wysłuchanie uczestników postępowania rejestrowego. W praktyce, więc rejestracja może trwać najkrócej jeden dzień, zwykle jednak ustawowy termin 7 dni przedłuża się, nie zawsze tylko z powodu formalnych uchybień wnioskodawcy, jest to bowiem tzw. termin instrukcyjny, co oznacza, że za jego przekroczenie sąd zasadniczo nie ponosi odpowiedzialności (prawną ochroną wnioskodawcy w przypadku nadmiernego przedłużania ustawowych terminów jest skarga na przewlekłość postępowania, – która nie jest przedmiotem niniejszego artykułu). Biorąc, zatem pod uwagę wciąż rosnąca liczbę nowych spółek musimy uzbroić się w cierpliwość.

Jakie dokumenty należy skompletować by uniknąć wydania przez sąd postanowienia wzywającego do uzupełnienia braków lub zarządzenia o zwrocie wniosku?

W ramach podsumowania niniejszego artykułu przedstawiamy zbiorczo niezbędne dokumenty, które należy złożyć wraz z wnioskiem o rejestracją spółki do rejestru przedsiębiorców KRS.

1. Wniosek o rejestrację spółki składa się na formularzu KRS-W3, a wraz z nim formularze załączników:
2. KRS-WE – formularz odnoszący się do wspólników spółki;
3. KRS-WM – formularz z danymi o przedmiocie działalności spółki (zgłoszenia wymagają pierwsze 10 pozycji ustalonych w umowie spółki);
4. KRS-WK – formularz z wyszczególnionymi osobami uprawnionymi do reprezentowania spółki;
5. KRS-WL – formularz dotyczący prokurentów, jeśli są ustanawiani;
6. KRS-WA – formularz dotyczący oddziałów spółki, jeśli takie mają powstać;
7. KRS-WH – formularz dotyczący powstania spółki, jeśli miało to miejsce w wyniku połączenia, przekształcenia lub podziału.

Niezależnie od załączników składanych na formularzach, podmiot zobowiązany do rejestracji spółki (w przewarzającej części powstających spółek będzie to zarząd) obligatoryjnie dołącza inne załączniki, takie jak:

2. Umowa spółki w formie aktu notarialnego;
3. Oświadczenie członków zarządu o wniesieniu wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego przez wspólników;
4. Dowód powołania członków organów raz z wyszczególnieniem składu osobowego, jeśli takie ustalenia nie zostały zawarte akcie założycielskim;
5. Dowody uiszczenia opłat: opłaty sądowej, opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, a także opłaty skarbowej;
6. Lista wspólników z podaniem liczby i wartości nominalnej udziałów objętych przez poszczególnych wspólników podpisana przez wszystkich członków zarządu;
7. Lista członków zarządu z podaniem adresu każdego członka;
8. Umowa najmu lokalu, w którym spółka będzie prowadzić swoją działalność.

Wszystkie formularze dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości – https://bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/krajowy-rejestr-sadowy/formularze-wnioskow-wykorzystywanych-w-krs/.

Jeżeli chcielibyście poznać proces rejestracji spółki. z o.o. z wzorcem umowy tj. przez system S24 zapraszamy do naszej publikacji.