Rejestracja spółki przez internet vs u notariusza

Zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez internet i u notariusza

Wady i zalety różnych metod rozpoczęcia działalności gospodarczej w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Praktyka życia gospodarczego pokazuje, że prowadzenie działalności gospodarczej w bezpieczny sposób nie jest proste. Każdy kto choć raz prowadził biznes wie, że sukces jest wynikiem wielu czynników i zmiennych. Jak w życiu na część spraw mamy wpływ, a na część z nich nie mamy. Ta podstawowa tautologia, ma jednak swoje uzasadnienie, ponieważ na przykładzie zakładania spółki z.o.o., możemy sami zdecydować na jakich zasadach ją zawrzemy. Wpisanie bezpiecznych i przejrzystych zapisów umownych może w przyszłości pomóc uniknąć poważnych kłopotów prawnych i długoletnich sporów w sądach.

Zacznijmy od początku, spółkę kapitałową – spółkę z o.o. możemy zawrzeć na dwa sposoby. Pierwszy to zawarcie umowy spółki na podstawie wzorca umowy przez internet. Druga opcja, nazwijmy ją tradycyjną, u notariusza. Każda z tych procedur ma swoje wad i zalety. W tym artykule postaramy się opisać mocne i słabe strony obu rozwiązań tj. spółek przez Internet vs u notariusza. Poniżej przedstawiamy spektrum naszych doświadczeń i powiemy, kiedy i dlaczego warto korzystać z poszczególnych rozwiązań.

Część 1

Zawarcie umowy spółki za pomocą wzorca umowy (s24, e-spółka)

Przystępując do procesu rejestracji e-spółki w pierwszej kolejności należy założyć konto użytkownika na portalu S24 oraz stworzyć profil swojego przedsiębiorstwa.

Tutaj podajemy bezpośredni link to portalu: https://ekrs.ms.gov.pl/s24/

Ważna informacja jest taka, że z portalu S24 można korzystać wyłącznie po założeniu konta. Sporym udogodnieniem jest to, że wszystkie ważne informacje dotyczące procesu rejestracji spółki użytkownik otrzymuje na swoje indywidualne konto w portalu. Dodatkową funkcją jest to, że, na podany adres e-mail, użytkownik dostanie powiadomienie, że na portalu czeka nowa korespondencja.

Należy pamiętać, że konto na portalu S24 musi mieć każdy, kto będzie podpisywał wniosek o rejestrację (Przykład: wspólnik, członek zarządu, pełnomocnik

Rozpoczęcie rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Na tym etapie wypełniania wniosku w formie elektronicznej należy wybrać i przygotować nazwę spółki (ważne: tu trzeba pamiętać, żeby nazwa firmy nie naruszała praw innego podmiotu, bo sąd może odmówić rejestracji).

Kolejny krok to kliknięcie przycisku „zapisz”. Po tej czynności zostaniesz natychmiast przeniesiony do kolejnego ekranu. To w nim znajdziesz wszystkie zakładki niezbędne do rejestracji spółki.

Zakładki te znajdują się one po lewej stronie (Dokumenty, Wnioski, Korespondencja). Po kliknięciu w pierwszą z nich, czyli Dokumenty, pojawi się komplet dokumentów. Ich wypełnienie jest niezbędne w celu rejestracji spółki.

Ważne: należy wybrać tylko te, które są konieczne do zarejestrowania twojej spółki. Dokumentami tymi będą umowa spółki i lista wspólników.

Pod tym linkiem znajdziesz wszystkie elementy, jakie użytkownik będzie mógł wybrać zawierając umowę. Można się z nim zapoznać wcześniej i dowiedzieć się jakie dokładnie są możliwości wzorca umowy.

Link: http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20170001005/O/D20171005.pdf

Procedura rejestracji przewiduje sześć kolejnych kroków, które kończą się złożeniem podpisów.

W trakcie wypełniania wniosku użytkownik będzie musiał podać:

1. listę wspólników spółki,
2. listę stawających (wspólnik osobiście albo wspólnik reprezentowany przez pełnomocnika)
3. przedmiot działalności rejestrowanej spółki (wybór PKD, pod linkiem: https://www.biznes.gov.pl/pl/tabela-pkd)
4. możliwość wyboru zbycia udziałów przez wspólników, a także określenie sposobu reprezentacji spółki i jej organy.
5. Należy pamiętać, że w tym etapie określamy też wartość każdego udziału (minimalna wartość udziału to 50 zł)
6. Wyznaczenie liczby udziałów, jaką otrzyma każdy wspólnik.

Ważne: wyżej wymienione działanie przełoży się automatycznie na wysokość kapitału zakładowego (teraz to minimum 5 tys. zł).

Podpisanie dokumentów i wniosku

Wszystkie dokumenty w trybie S24 użytkownik może podpisać w następujący sposób:

• za pomocą podpisu elektronicznego kwalifikowanego;
• za pomocą podpisu Profilem Zaufanym (Link do profilu zaufanego: https://pz.gov.pl/pz/index).

Każdy kto przechodzi niniejszą procedurę musisz mieć na uwadze, że w zależności od składu organów, jakie zostaną powołane, różnie będzie wyglądała kwestia podpisywania dokumentów.

Warunkiem koniecznym jest to, że umowę spółki podpisują wszyscy wspólnicy. Istnieje możliwość, że wspólnicy mogą zrobić to za pośrednictwem pełnomocników. Pełnomocnictwo musi być udzielone za pomocą specjalnego wzorca.

W tym miejscu należy pamiętać, że oświadczenie o wniesieniu kapitału, listę wspólników coraz wniosek o wpis do KRS podpisuje wyłącznie zarząd spółki.

Polskie prawo nie wprowadza żadnych obostrzeń i do zarządu mogą wejść wspólnicy spółki. W takiej sytuacji należy pamiętać, że pozostałe dokumenty będą podpisywane, nie jako wspólnicy, tylko jako członkowie zarządu.

Dostawca usługi S24, daje również możliwość, że podpisane dokumenty użytkownik może pobrać i zapisać na swoim komputerze.

W wariancie, kiedy wniosek jest wysyłany przez pełnomocnika (np. adwokat), proces zostanie rozszerzony o dodatkowe oświadczenia i dokumenty, które podpisuje sam pełnomocnik.

Koszty rejestracji spółki w systemie s24

Dla każdego biznesu ważne są koszty związane z jego funkcjonowaniem. Dużym udogodnieniem jest to, że wszystkich opłat można dokonać on-line. Po podpisaniu wszystkich dokumentów sam system S24 automatycznie przenosi użytkownika do systemu płatności elektronicznych.

W tej właśnie chwili na ekranie urządzenia pojawi się przycisk „opłać i wyślij”, w który należy wybrać.

W pierwszej kolejności na ekranie urządzenia pojawi się komunikat „podsumowanie zapłaty za usługę”. Radzimy dokładnie sprawdzić poprawność wszystkich danych do płatności, danych płatnika oraz danych użytkownika.

Kolejnym krokiem jest opcja „realizacja płatności”. W tej części do wyboru będzie zapłata przelewem albo kartą płatniczą/kredytową.

Po wyborze opcji „zapłać” system przekierowuje, w zależności od wybranego przez użytkownika sposobu płatności, do kolejnych zakładek.

Poniżej podajemy wysokość opłat związanych z rejestracją:

• Opłata sądowa za wpis do Krajowego Rejestru Sądowego wynosi 250 zł.
• Opłata za ogłoszenie pierwszego wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wynosi 100 zł.

Procedura sądowa

Po pozytywnym wypełnieniu wszystkich pól w systemie rejestracji i ich akceptacji przez system, gotowy i opłacony wniosek trafi do właściwego dla siedziby spółki sądu rejestrowego, który powinien rozpoznać wniosek w terminie 24 godzin.

Na tym jednak nie koniec formalności, bowiem trzeba jeszcze podjąć następujące działania po wpisaniu spółki do KRS.

W tym celu, aby móc legalnie i w pełni sprawnie działać należy:

• Przygotować, podpisać i złożyć oświadczenie zarządu o pokryciu kapitału zakładowego. Złożenie oświadczenia podlega opłacie sądowej 40 zł.
• Ważne należy pamiętać, że od tego rodzaju czynności należy zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC). PCC płaci się do właściwego miejscowo ze względu na siedzibę naczelnika urzędu skarbowego. W tym celu należy wypełnić deklarację PCC-3. Ważne: dokument ten musi być podpisany przez zarząd. Termin na zapłatę PCC to 14 dni od dnia zawarcia spółki. Podstawą opodatkowania jest wartość kapitału zakładowego pomniejszonego o koszt wpisu do KRS i ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (opłata manipulacyjna nie podlega odliczeniu). Stawka podatku PCC od umowy spółki wynosi 0,5%.
• Należy otrzymać numery REGON i NIP, a także dokonać zgłoszenia płatnika składek do ZUS – wszystkie te działania odbywają się automatycznie na podstawie zgłoszeń złożonych przy rejestracji spółki w KRS i trwają zazwyczaj kilka dni. Proszę się nie obawiać, ale w trybie S24 ani US ani urząd statystyczny nie zawiadamiają o nadaniu numeru NIP lub REGON. Informacja o nadania numeru NIP będzie w wydruku z KRS, a w przypadku numeru REGON, wydruk ze stron GUS.
• Obowiązek zgłoszenie NIP-8 w terminie 21 dni od dnia rejestracji spółki, chyba że zamierza się odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne, to termin ten wynosić będzie 7 dni, licząc od dnia nawiązania stosunku pracy.
• Na sam koniec należy zarejestrować się jako podatnik VAT. Ten etap rejestracji własnej spółki można również dokonać w formie elektronicznej przez Internet. Podajemy link do tej procedury:https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/podatki-i-ksiegowosc/chce-rozliczac-vat/proc_1609-rejestracja-vat

Podsumowanie

Poniżej w punktach wymienimy wady i zalety rejestracji spółki za pomocą trybu S24.

Zalety:

• szybkość rejestracji;
• względna prostota systemu rejestracji;
• niski koszt rejestracji;
• powiązanie systemów sądowych z administracyjnymi;
• powszechność i mobilność założenia spółki;

Wady:

• brak możliwości wprowadzenia własnych rozwiązań prawnych;
• brak nadzory profesjonalistów na przebiegiem procedury np. notariusza czy adwokata;
• konieczność powtórzenia zmian w umowie spółki ze względu na brak odpowiednich zapisów w formularzu umowy;
• zwiększenie kosztów ponoszonych przez kolejne zmiany w umowie spółki;
• brak możliwości ukształtowania stosunków umownych w spółce w sposób zabezpieczający interesy wszystkich wspólników;

Część 2.

REJESTRACJA SPÓŁKI Z OGRANICZONA ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ W TRADYCYJNEJ FORMIE AKTU NOTARIALNEGO

W tej części artykułu przedstawimy procedurę rejestracji spółki w tradycyjnej formie, czyli zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego. Skupimy się na aspektach praktycznych. Pokażemy, dlaczego naszym zdaniem warto zastanowić się nad rejestracją spółki w tradycyjnej formie, u notariusza. Punktem wyjścia powinien być wniosek, że rejestracja spółki przez internet jest oparta o program komputerowy. Wzorzec umowy daje ograniczone możliwości kształtowania treści umowy spółki. Nasze doświadczenie jako kancelarii adwokackiej pokazuje, że te uproszczenia mogą powodować problemy w przyszłej działalności spółki. Brak w nim wielu istotnych elementów i rozwiązań, które mogą zapobiec zjawiskom jak Squeeze out – czyli wykup akcji lub udziałów przez większościowych wspólników lub akcjonariuszy.

W poprzednim artykule opisaliśmy procedurę rejestracji spółki zoo w tradycyjnej formie, znajdziesz tam więcej szczegółów.

Niezbędne dokumenty

Dla przypomnienia wskazujemy na niezbędne dokumenty, które należy złożyć wraz z wnioskiem o rejestracją spółki do rejestru przedsiębiorców KRS.

1. Wniosek o rejestrację spółki składa się na formularzu KRS-W3, a wraz z nim formularze załączników:
2. KRS-WE – formularz odnoszący się do wspólników spółki;
3. KRS-WM – formularz z danymi o przedmiocie działalności spółki (zgłoszenia wymagają pierwsze 10 pozycji ustalonych w umowie spółki);
4. KRS-WK – formularz z wyszczególnionymi osobami uprawnionymi do reprezentowania spółki;
5. KRS-WL – formularz dotyczący prokurentów, jeśli są ustanawiani;
6. KRS-WA – formularz dotyczący oddziałów spółki, jeśli takie mają powstać;
7. KRS-WH – formularz dotyczący powstania spółki, jeśli miało to miejsce w wyniku połączenia, przekształcenia lub podziału.

Niezależnie od załączników składanych na formularzach, podmiot zobowiązany do rejestracji spółki (w przeważającej części powstających spółek będzie to zarząd) obligatoryjnie dołącza inne załączniki, takie jak:

1. Umowa spółki w formie aktu notarialnego;
2. Oświadczenie członków zarządu o wniesieniu wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego przez wspólników;
3. Dowód powołania członków organów spółki wraz z wyszczególnieniem składu osobowego, jeśli takie ustalenia nie zostały zawarte akcie założycielskim;
4. Dowody uiszczenia opłat: opłaty sądowej, opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, a także opłaty skarbowej;
5. Lista wspólników z podaniem liczby i wartości nominalnej udziałów objętych przez poszczególnych wspólników podpisana przez wszystkich członków zarządu;
6. Lista członków zarządu z podaniem adresu każdego członka;

Wiedza i doświadczenie naszej kancelarii pozwala na tworzenie korzystnych rozwiązań w umowach spółki z o.o. m.in.:

– ochrona mniejszościowego wspólnika lub wspólników- tworząc umowę spółki warto zaplanować i określić rolę wspólników w spółce już na etapie jej zakładania. Kodeks spółek handlowych umożliwia aby za pomocą prostych zapisów zobowiązać wszystkich wspólników nawet tych posiadających więcej udziałów, do uzyskania zgody wszystkich wspólników. Warto określić jakie sprawy będą wymagały zgody wszystkich wspólników. W tym celu bardzo istotną rolę odgrywa procedura zwoływania walnego zgromadzenia i niezbędnego kworum potrzebnego do podejmowania wiążących uchwał.

Przykład:

§ 1

1. Uchwały Zgromadzenia Wspólników zapadają zwykłą większością głosów oddanych, o ile przepisy ustawy lub niniejsza umowa nie stanowią inaczej.————————————————————————————————
2. Zgromadzenie Wspólników może podejmować uchwały, jeżeli jest na nim reprezentowane 100 % kapitału zakładowego.
3. W przypadku przewidzianym w art. 246 § 1 Kodeksu spółek handlowych do uchwały o rozwiązaniu Spółki wymagana jest jednomyślność głosów.————————————————————————————————

Przyjęte w tym paragrafie rozwiązanie daje gwarancję, że żadna uchwała niekorzystna dla mniejszościowego wspólnika nie będzie mogła zostać podjęta. W przepisie tym zawarto swoiste veto do niekorzystnego porządku obrad. W szczególności należy zwrócić uwagę na pkt 2 tego paragrafu, którego konsekwencją jest to, że aby uchwała była prawnie skuteczna musi być obecny każdy wspólnik na walnym zgromadzenia, jego celowa nieobecność spowoduje, że uchwały będą nieważne. Ten prosty przykład pokazuje, jak ważne jest prawidłowe przygotowanie każdego aspektu w umowie spółki.

Kwestia podwójnego opodatkowania

Czy na etapie tworzenia spółki można wprowadzić zapisy umożliwiające alternatywną wypłatę wynagrodzenia dla wspólników, która nie jest dywidendą, a więc nie będzie obowiązywać podwójne opodatkowanie? Odpowiedź brzmi tak, wspólnik może otrzymać od spółki wynagrodzenie, które nie będzie objęte rygorem podwójnego opodatkowania. Z pewnymi wyjątkami. Do umowy można wprowadzić stosowne zapisy, które stworzą podstawę prawną do wypłaty wynagrodzenia dla wspólnika, który nie będzie musiał być np. zatrudniony na umowę o pracę, czy na kontrakt menadżerski.

Dziedziczenie udziałów

Zakładając spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością wspólnicy często decydują się, że będą prowadzić działalność gospodarczą tylko w ścisłe określonym składzie osobowym. Co będzie, jeżeli jeden ze wspólników umrze? Co się dzieje z jego udziałami i czy spadkobiercy będą mogli zastąpić zmarłego wspólnika? Czy pozostali wspólnicy, mogą coś zrobić jeżeli nie chcą, aby ktoś spoza ich grona był w ich firmie? Tym problemom można skutecznie zapobiec już na etapie tworzenia treści umowy spółki, wprowadzając mechanizm automatycznego umorzenia udziałów wobec spadkobierców lub zapisobierców. Jego odpowiednie sformułowanie pozwoli na skuteczne wyłączenie innych osób z grona wspólników przy opisaniu mechanizmu odpowiedniej spłaty.

Wyżej wybrane przykłady dodatkowych możliwości sprytnego kształtowania treści umowy spółki pokazują szerokie spektrum rozwiązań, których nie ma przewidzianych w formie elektronicznej.  Brak możliwości wyboru powoduje, że na etapie zakładania spółki tych rozwiązań nie można wprowadzić. Ich umieszczenie w umowie spółki powodować będzie, że i tak trzeba będzie udać się do notariusza i jeszcze raz ponieść koszty notarialne i sądowe. Zgodnie z zasadą lepiej zapobiegać niż leczyć proponujemy, aby w tego rodzaju sprawach zastanowić się dwa razy i wiedzieć, co konkretne zapisy będą powodować dla naszej indywidualnej sytuacji prawnej. Doświadczenie uczy, że jak jest dobrze to jest dobrze, ale problem zaczyna się, gdy jest źle i wtedy trzeba wiedzieć co zrobić, aby było dobrze.